De gemeente Oegstgeest wil organisatoren van evenementen ondersteunen bij het goed en veilig organiseren van evenementen. In onderstaand stappenplan leest u waarmee u rekening moet houden en wat u moet regelen: voor, na en tijdens het evenement.


1. Idee

Wilt u een evenement organiseren in de gemeente? De vergunningverlener evenementenvergunningen van de gemeente is uw aanspreekpunt. U kunt uw plannen vooraf al in de idee├źnfase met de vergunningverlener doorspreken.


2. Check de evenementenkalender

Het is verstandig om eerst de evenementenkalender te raadplegen. Hierop staan de evenementen waarvan al bekend is dat ze in het komende jaar plaats gaan vinden.


3. Melding doen of vergunning aanvragen?

Voor een kleinschalig evenement zonder bijkomende risico's is een evenementenvergunning niet nodig. Wel moet u een melding doen bij de gemeente.

Voor grootschalige evenementen moet u een evenementenvergunning aanvragen. Het gaat bijvoorbeeld om evenementen met versterkte muziek, waar een grote tent wordt geplaatst, waar tegen betaling alcohol wordt geschonken, of waar verkeersregelaars nodig zijn. Denk bijvoorbeeld aan een braderie, optocht, feest of festival.

Lees meer over het verschil tussen kleinschalige en grootschalige evenementen.


4. Start op tijd met de voorbereidingen

Als u een evenement organiseert, zijn er verschillende zaken waarmee u rekening moet houden. Of er gelden specifieke regels waar u aan moet voldoen.

  • Als organisator bent u verantwoordelijk voor de veiligheid van de bezoekers en deelnemers.
  • U neemt maatregelen om de volksgezondheid te waarborgen.
  • De locatie waar u het evenement wilt organiseren is van belang.
  • Voor de openbare orde is het niet wenselijk dat er meerdere belastende evenementen op dezelfde dagen plaatsvinden.
  • Na een bepaald tijdstip is versterkte muziek niet meer toegestaan.
  • U moet rekening houden met de bereikbaarheid, het maximaal aantal bezoekers, verkeersveiligheid en de toegang voor mindervaliden.
  • Er gelden regels met betrekking tot drugs- en alcoholgebruik.

Voordat u de evenementenvergunning aanvraagt, regelt u de verschillende zaken en zorgt u dat u de benodigde maatregelen in beeld hebt. De gemeente neemt al deze zaken mee bij het beoordelen van een aanvraag voor de evenementenvergunning. De aanvraagtermijn van een evenement kan in sommige gevallen namelijk wel 17 weken duren. Zorg dus dat u op tijd start met de voorbereidingen, zodat u tijdig een complete aanvraag in kunt dienen. Gebruik dus onze formats voor uw veiligheidsplan, de tekeningvereisten en de plattegrond.

Lees meer over waar u als organisator van een evenement rekening mee moet houden.


5. Vooroverleg

De vergunningverlener van de gemeente is gedurende het traject uw aanspreekpunt. U kunt uw plannen vooraf met de vergunningverlener doorspreken. Politie, brandweer, geneeskundige hulpdiensten, de Veiligheidsregio en de Omgevingsdienst adviseren de gemeente bij het beoordelen van een evenementenvergunningaanvraag.

Het is goed mogelijk dat u wordt uitgenodigd voor een vooroverleg met deze partijen. Zo weet u tijdig wat u nog moet regelen of welke aanvullende maatregelen nodig zijn.

Lees meer over de voorbereidingen voor de evenementenvergunningaanvraag.



6. Aanvraagformulier

U vraagt een evenementenvergunning aan via het aanvraagformulier. Bij de aanvraag omschrijft u om wat voor evenement het gaat, waar het evenement wordt gehouden en welke maatregelen u neemt voor een goed en veilig verloop van het evenement. Bij het aanvraagformulier voegt u diverse bijlagen, zoals een plattegrond van het evenemententerrein en een veiligheidsplan.

Lees meer over het aanvragen van de evenementenvergunning.


7. Besluit gemeente

De evenementenvergunningaanvraag wordt gepubliceerd in de Oegstgeester Courant. De gemeente legt de aanvraag voor advies voor aan bijvoorbeeld de hulpdiensten. Bij een positief advies verleent de gemeente de evenementenvergunning.

Over het algemeen krijgt u binnen 8 weken na de aanvraag uitsluitsel. Bij een risicovol evenement kan deze termijn 16 weken duren. Vraag de evenementenvergunning dus tijdig aan.


8. Vergunning geregeld

Als de evenementenvergunning verleend is, kan uw evenement plaatsvinden. Tijdens het evenement bent u er als organisator verantwoordelijk voor dat de voorwaarden van de evenementenvergunning en andere geldende regels worden nageleefd. De gemeente vertrouwt erop dat dit gebeurt. Afhankelijk van het type evenement ziet de gemeente erop toe dat de regels worden nageleefd.

Lees meer over waarmee u tijdens het evenement rekening mee moet houden.


Vragen?

Heeft u vragen? Neem dan contact op met de gemeente Oegstgeest via het telefoonnummer 14 071.


Aanvragen

Met deze formulieren kunt u een vergunning aanvragen voor grote evenementen, of een melding doen van een klein evenement in combinatie met een ontheffing geluidhinder en/of een ontheffing voor het verstrekken van alcohol. Voor evenementen geldt dat de vergunning minimaal 8 weken voor aanvang moet worden aangevraagd. Bij een risicovol evenement kan deze termijn oplopen tot 16 weken.


Kosten

  • Voor een evenementenvergunning betaalt u leges. Leges zijn de kosten die de gemeente maakt om de vergunningaanvraag te behandelen en de vergunning aan u te verstrekken. Hoeveel u betaalt, is afhankelijk van het soort evenement. Dit kunt u navragen bij de vergunningverlener evenementen.
  • Voor het gebruik van gemeentegrond betaalt u precario. Hoeveel u betaalt is afhankelijk van het aantal m2 dat u gebruikt.
  • Meer informatie over de kosten kunt u lezen onder " Titel 3 Dienstverlening vallend onder Europese dienstenrichtlijn" - "Hoofdstuk 2 Organiseren evenementen of markten" van de tarieventabel uit de legesverordening.