Bekendmaking
Regeling budgethouderschap gemeente Oegstgeest
Artikel 1: Begripsomschrijvingen
In deze regeling wordt (mede) verstaan onder:
- a.
- b.
- c.
- d.
- e.
- f.
- g.
- h.
hoofdbudgethouder: een functionaris die eindverantwoordelijkheid draagt voor een organisatie-eenheid conform artikel 5 lid 1 van de regeling Organisatiestructuur gemeente Oegstgeest en eindverantwoordelijkheid draagt voor alle aan die organisatie-eenheid toegekende budgetten, dan wel een ambtelijke opdrachtgever die eindverantwoordelijkheid draagt voor een startopdracht en alle voor die startopdracht beschikbaar gestelde budgetten;
- i.
- j.
- 1.
- k.
- l.
- m.
- n.
- o.
Een hoofdbudgethouder is verantwoordelijk voor de optimale inzet van het geheel aan budgetten in relatie tot de doelstellingen, resultaten en prestaties van de eigen organisatie-eenheid. De hoofdbudgethouder kan hiertoe aanwijzingen geven aan de budgethouders van de eigen organisatie-eenheid.
- 1.
Een budgethouder is een manager die verantwoordelijk is voor een aan hem toegewezen budget. De manager heeft daarmee de integrale eindverantwoordelijkheid voor de voor de tijdigheid, kwaliteit en volledigheid van de planning, begroting, uitvoering, rapportering en verantwoording van het aan hem toegewezen beleidsthema’s, activiteiten of kostenplaatsen, voor wat betreft de middelen en de prestatie-indicatoren.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
Een budgethouder wordt bij afwezigheid in eerste instantie horizontaal vervangen, maar kan ook door de masterbudgethouder worden vervangen. Bij een afwezigheid van langer dan een maand, wordt de budgethouder vervangen door een plaatsvervangend manager. De vervangingsregeling wordt vastgelegd in de lijst van budgethouders zoals vermeld in artikel 4 lid 5.
Artikel 8: Onderbouwing relevante gegevens
- 1.
Een budgethouder is verantwoordelijk voor een correcte en tijdige onderbouwing van alle relevante gegevens binnen de gemeentelijke planning-en controlcyclus, waaronder ramingen en berekeningen, voor zowel de kaderbrief, de begroting, de voortgangsrapportages, de decemberwijziging en de jaarrekening.
- 2.
Artikel 9: Plannen en verantwoording
Een budgethouder maakt een team- of projectplan voor het volgende jaar en legt over de uitvoering daarvan op gezette tijden verantwoording af, zowel over het gebruik van het toegekende budget als over de voortgang van de prestaties.
Artikel 10: Vastleggen verplichtingen
Een budgethouder laat aangegane financiële verplichtingen vastleggen in de (financiële) administratie teneinde een optimaal inzicht in de uitputting van budgetten te verkrijgen.
Een budgethouder laat vorderingen vastleggen in de financiële administratie, teneinde een optimaal inzicht te verkrijgen in het volume van de beschikbare middelen.
Artikel 13: Wijzigingen van de begroting
Uitsluitend een budgethouder kan voorstellen tot wijziging van de begroting doen aan het college, voor zover het zijn eigen budgetten betreft.
Artikel 14: Bevoegdheid tot het doen van uitgaven
De budgethouder is, namens het college, bevoegd tot het doen van uitgaven met inachtneming van het Algemeen bevoegdhedenbesluit gemeente Oegstgeest:
- a.
- b.
- c.
Artikel 16: Volledigheid van inkomsten
De budgethouder dient er zorg voor te dragen dat de geraamde inkomsten worden geïnd.
Artikel 17: Niet begrote inkomsten
De budgethouder is bevoegd tot het genereren en innen van niet begrote inkomsten, indien dit geen negatieve gevolgen heeft voor de voorbereiding en uitvoering van de in het team- of projectplan afgesproken prestaties.
Aldus vastgesteld in de vergadering d.d. 10 februari 2026
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oegstgeest,
De secretaris
J. Versluis
De burgemeester
E.R. Jaensch
Toelichting op de Regeling budgethouderschap gemeente Oegstgeest
De ontwikkelingen op het gebied van planning en control en de bedrijfsvoering in de gemeente Oegstgeest leiden tot een toenemende behoefte aan de inzet van moderne instrumenten ten behoeve van het management van de organisatie. De voorliggende ‘Regeling budgethouderschap gemeente Oegstgeest beoogt de noodzakelijke voorwaarden te scheppen voor een optimale beheersing van de geldstromen in de gemeentelijke organisatie. De voorliggende Regeling budgethouderschap gemeente Oegstgeest heeft niet als doel alles te regelen over het verschijnsel budgethouderschap. Zo wordt geregeld, dat de budgethouder moet rapporteren, maar hoe hij dat moet doen, is niet in de regeling opgenomen.
Bij de samenstelling van de regeling is uitgegaan van het volgende principe:
De gemeenteraad autoriseert op programmaniveau. Zij geven aan welke maatschappelijke effecten bereikt moeten worden en maken afspraken met het college van burgemeester en wethouders over de inzet van middelen en met welke producten deze maatschappelijke effecten worden gerealiseerd. Het staat het college van burgemeester en wethouders vrij om binnen de programma’s budgettair neutraal budgetten over te hevelen van het ene naar het andere budget.
De opzet van de Regeling budgethouderschap sluit aan bij de organisatiestructuur.
Ter verduidelijking is een aantal begrippen dat van belang is hier omschreven.
Artikel 2: Relatie college en organisatie
Het college geeft aan de secretaris als functionaris die verantwoordelijk is voor het geven van leiding en sturing aan de ambtelijke organisatie de opdracht de begroting in het desbetreffende jaar uit te voeren en de uitvoering daarvan op gezette tijden te rapporteren aan het college.
De regeling voorziet in een sterke verankering van het budgethouderschap in de lijn van de organisatie.
De leden van het management (zijnde de managers) zijn budgethouder.
Artikel 4: Secretaris/algemeen directeur
Het effect van het vaststellen van de lijst van budgethouders is eenvoudig en helder: wie op de lijst voorkomt, is budgethouder voor datgene dat op de lijst vermeld staat; wie niet op de lijst voorkomt, is geen budgethouder. Op deze lijst staan per budgethouder de desbetreffende budgetten vermeld.
De hoofdbudgethouder is eindverantwoordelijk voor het handelen van de budgethouders binnen het eigen organisatieonderdeel, programma, project of proces.
De directeur maakt (taakstellende) jaarafspraken met het bestuur en de algemeen directeur, rapporteert periodiek over de voortgang, draagt zorg voor het opstellen van meerjarenprogramma’s en begrotingen en bewaakt de resultaten van de organisatie. De directeur (masterbudgethouder) is integraal verantwoordelijk voor zijn onderdelen.
De integrale verantwoordelijkheid van de budgethouder strekt zich uit over de gehele budgetcyclus: de budgethouder adviseert en begroot vooraf, rapporteert tussentijds en legt achteraf verantwoording af. En vooral: de budgethouder zorgt voor een goed beheer van de hem toegewezen budgetten. Een belangrijk element daarbij is dat de budgethouder zich ervan vergewist dat de prestatie, waarvoor een rekening wordt gestuurd, ook inderdaad is geleverd. Medewerkers worden niet als budgethouder aangewezen, omdat zij veelal te dicht bij het desbetreffende onderwerp zijn betrokken. Een beslissen tot het aangaan van een verplichting of het doen van een betaling vergt een zekere afstandelijkheid.
Een aparte positie heeft de raadsgriffier. Hij is budgethouder van de budgetten voor raad en griffie. Als 2e handtekening voor bedragen boven de 70.000 conform artikel 18, zal de gemeentesecretaris fungeren. De griffier zal rapporteren aan de raad. De griffier is geen verantwoording verschuldigd aan het college.
Artikel 8: Onderbouwing relevante gegevens
De budgethouder heeft een belangrijke rol in de planning-en controlcyclus. Immers hij is degene die de kennis over het beleidsterrein heeft.
Artikel 9: Plannen en verantwoording
Onderdeel van de planning- en controlyclus is dat in het najaar plannen voor het volgende jaar worden gemaakt en dat daar op gezette tijden verantwoording over wordt afgelegd. Deze plannen worden afgeleid van de door de raad vastgestelde begroting voor het volgende jaar. De verantwoording van de budgethouders is de basis voor de rapportage, zoals bedoeld in artikel 9.
Artikel 10: Vastleggen verplichtingen
Het aangaan van financiële verplichtingen geschied onder de volgende voorwaarden:
- •
- •
Om een zuiver beeld te hebben en te houden van het beschikbare budget moeten de gegevens in het financiële systeem altijd up to date zijn. De budgethouder is daarbij de primair verantwoordelijke voor de input, het vastleggen van de bedrijfsgegevens. Daartoe zijn te rekenen gegevens over rechten en verplichtingen en gereed melding van prestaties en leveringen. Gegevens over te vorderingen moeten eveneens zorgvuldig worden vastgelegd.
Artikel 12: Financiële informatie
De bepaling dat IDA voorziet in de noodzakelijke informatie heeft betrekking op het uitgangspunt dat er voor de gehele organisatie slechts één integrale financiële administratie bestaat, die wordt beheerd door IDA.
Artikel 13: Wijziging van de begroting
Regelt dat het tot het taakgebied van de budgethouder behoort, te komen met voorstellen tot wijzigingen van de begroting via begrotingswijzigingen. Aan dit soort wijzigingen ligt vaak een wijziging/aanpassing van beleid ten grondslag.
Artikel 14: Bevoegdheid tot het doen van uitgaven
Hier wordt aangegeven dat een budgethouder nooit de bevoegdheid heeft, meer te besteden dan maximaal in het budget zit. Tijdig rapporteren is daarom inherent aan deze bepaling.
Artikel 15: Ontoereikendheid van budgetten
Het spreekt vanzelf dat budgetten niet mogen worden overschreden en dat er geen basis voor het doen van bestedingen is als er geen budget is. Hier is een basisprincipe van de beheersing van de geldstromen in de organisatie aan de orde. Bovendien is het ongeautoriseerd besteden van middelen in strijd met het budgetrecht van de raad. Daarom ook moet het college van burgemeester en wethouders toestemming geven om in uitzonderingen bepaalde uitgaven toch te doen, ondanks dat er op dat moment geen budget beschikbaar is. En uiteraard geldt daarbij dat het college zich zal moeten verantwoorden naar de raad voor het doen van niet begrote uitgaven.
Artikel 16: Volledigheid van inkomsten
Een budgethouder dient er zorg voor te dragen dat de begrote inkomsten inderdaad in rekening worden gebracht en worden geïnd.
Artikel 17: Niet begrote inkomsten
In bepaalde gevallen komt de mogelijkheid voor dat een budgethouder inkomsten voor de gemeente kan genereren door het verrichten van werken voor derden. Daarnaast is het mogelijk in een aantal gevallen subsidies te verwerven. Het is de plicht van elke budgethouder de algemene middelen te vergroten waar dat maar mogelijk is.
De budgethouders zijn tot het drempelbedrag alleen bevoegd tot bepaalde bedragen zelfstandig verplichtingen aan te gaan en betalingen te verrichten. Bij hogere bedragen dan het drempelbedrag is een tweede handtekening vereist.
Artikel 19: Aanwijzen medewerkers met rollen in het financieel systeem
Een budgethouder wijst medewerkers aan, die ondersteunende werkzaamheden voor de budgethouder verrichten. Deze zal ook de codering in het financiële systeem verzorgen, waardoor codering en accordering niet door de dezelfde persoon geschieden. De aanwijzing van deze medewerkers wordt centraal bijgehouden. IDA voert de administratie van de lijst van de aangewezen rollen in het financieel systeem.
Artikel 20: Verplichtingen en betalingen aan de budgethouder zelf
Het is niet gewenst dat zowel de hoofdbudgethouder, de masterbudgethouders als de budgethouders zelf kunnen beslissen over verplichtingen en betalingen aan zichzelf. Vandaar dit verbod.
Artikel 21: Onvoorziene gevallen
Er kunnen zich situaties voordoen waarbij in het concrete geval anders gehandeld moet worden dan deze regeling voorschrijft. Daartoe is alleen het college bevoegd.
De regeling zal ingaan op de dag na bekendmaking in het elektronisch gemeenteblad.