Hoe gaat de gemeente om met mijn persoonsgegevens?

De gemeente Oegstgeest is verantwoordelijk voor het gebruiken van uw persoonsgegevens. Binnen de gemeente zijn er drie bestuurlijk verantwoordelijken:

1. De burgemeester;
2. Het College van burgemeester en wethouders (B&W); en
3. De gemeenteraad.

Als u in de gemeente Oegstgeest woont, staan de volgende gegevens in de Basisregistratie Personen:

• Voor- en achternaam;
• Woonadres;
• Geboortedatum; en
• BSN.

Verder gebruikt de gemeente bij verschillende taken andere persoonsgegevens. Wilt u weten welke persoonsgegevens de gemeente van u gebruikt bij een bepaalde taak? Bekijk dan ons Register van Verwerkingen (RvV). Dit is een overzicht van alle taken waarbij de gemeente persoonsgegevens gebruikt.

Hierin kunt u per taak zien welke persoonsgegevens worden verwerkt. Daarnaast kunt u zien voor welk doel de gemeente deze gegevens gebruikt en hoe lang deze gegevens worden bewaard. Tot slot leest u ook met welke instanties gegevens worden gedeeld.

De gemeente Oegstgeest gebruikt uw persoonsgegevens alleen als dat nodig is om een gemeentelijke taak uit te voeren. Zoals voor het aanvragen van een paspoort. Ook gebruikt de gemeente uw gegevens alleen als dat is toegestaan. Bijvoorbeeld omdat dit in de wet staat. Per gemeentelijke taak vindt u in het Register van Verwerkingen het doel waarvoor de gemeente persoonsgegevens gebruikt. De belangrijkste doeleinden voor de gemeente zijn onder te verdelen in de volgende categorieën:

• Dienstverlening aan burgers
  Persoonsgegevens worden verzameld en gebruikt om verschillende gemeentelijke diensten te kunnen uitvoeren. Denk bijvoorbeeld aan het verstrekken van identiteitsbewijzen, vergunningen en subsidies. Ook het ondersteunen van burgerlijke zaken zoals geboorten, huwelijken en overlijdens valt hieronder.
   
• Gemeentelijke administratie
  Persoonsgegevens worden verzameld en gebruikt voor het bijhouden van onze administraties. Zoals het registreren van verhuizingen, de uitgifte van officiële documenten en het beheren van de wettelijke Basisregistratie Personen (BRP).
   
• Veiligheid en handhaving
  Persoonsgegevens worden verzameld en gebruikt om de openbare orde en veiligheid te waarborgen. Bijvoorbeeld door het handhaven van gemeentelijke regelgeving en het samenwerken met politie bij het monitoren en aanpakken van overlast en criminaliteit.
   
• Beleidsvoering en analyse
  Persoonsgegevens worden verzameld en gebruikt voor de ontwikkeling, evaluatie en verbetering van beleid en dienstverlening. Hiervoor zet de gemeente enquêtes uit onder burgers om bijvoorbeeld inzicht te verkrijgen in maatschappelijke trends en behoeften. Het uitgangspunt is dat gegevens hierbij worden geanonimiseerd, zodat ze niet meer te herleiden zijn tot een persoon.
   
• Sociale en maatschappelijke ondersteuning
  Persoonsgegevens worden verzameld en gebruikt om ondersteuning te bieden op het gebied van welzijn, zorg en sociale voorzieningen. Deze voorzieningen volgen bijvoorbeeld uit de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en Jeugdwet (JW).
   
• Belastingen en heffingen
  Persoonsgegevens worden verzameld en gebruikt voor het vaststellen en innen van gemeentelijke belastingen en heffingen.
   
• Communicatie en voorlichting
  Persoonsgegevens worden verzameld en gebruikt om burgers digitaal te informeren over gemeentelijke zaken via nieuwsbrieven, websites en sociale media. Daarnaast worden persoonsgegevens gebruikt om vragen en klachten te behandelen of een advies te geven. 

De gemeente Oegstgeest deelt alleen persoonsgegevens met derden als dit is toegestaan. Ook moeten de gegevens nodig zijn om een gemeentelijke taak uit te (laten) voeren. We maken hierover afspraken met de andere partij, zodat zij goed omgaan met uw persoonsgegevens. In het Register van Verwerkingen ziet u per taak aan welke partijen de gemeente persoonsgegevens deelt. 

De gemeente Oegstgeest bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is om een gemeentelijke taak uit te voeren. In sommige gevallen staat ook in de wet hoelang de gemeente persoonsgegevens mag bewaren. De termijn is in lijn met de Archiefwet. Per gemeentelijke taak vindt u in het Register van Verwerkingen hoe lang de gemeente Oegstgeest uw persoonsgegevens bewaart. 

Beveiliging van persoonsgegevens is voor de gemeente Oegstgeest van groot belang. Wij nemen dan ook passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen. 

Zo nemen wij onder andere de volgende beveiligingsmaatregelen:

• Toegangscontrole op onze laptops en systemen;
• Fysieke maatregelen voor toegangsbeveiliging, waaronder toegangspassen en camerabeveiliging in het gemeentehuis;
• Encryptie (versleuteling) van digitale bestanden; en
• Doelgebonden toegangsbeperkingen, waarbij alleen medewerkers bij (gevoelige) gegevens kunnen als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun taken.

De gemeente Oegstgeest neemt veel maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen. Wij doen dit onder andere op de volgende manieren:

• Alle medewerkers van de gemeente hebben een geheimhoudingsverklaring getekend;
• Alleen de medewerkers die uw persoonsgegevens nodig hebben voor hun werk, hebben toegang tot die persoonsgegevens;
• Als de gemeente uw persoonsgegevens deelt met een andere partij, maken we daarover met die partij afspraken;
• De gemeente beveiligt de systemen waar uw persoonsgegevens in staan; en
• De gemeente voert regelmatig risicoanalyses uit om te kijken of we nog meer beveiligingsmaatregelen moeten nemen.

• Recht op informatie: 
  U hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens de gemeente van u vastlegt. 
   
• Recht op inzage:  
  U hebt het recht op inzage in uw eigen persoonsgegevens die bekend zijn bij de gemeente. 
   
• Recht op rectificatie:  
  U hebt het recht om uw onjuiste of onvolledige persoonsgegevens aan te vullen of te corrigeren.
   
• Recht om vergeten te worden (gegevenswissing): 
  U hebt in sommige gevallen het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen.
   
• Recht op het overdragen van uw gegevens. 
  In sommige gevallen hebt u het recht om uw persoonsgegevens te laten overdragen aan een andere partij. 
   
• Recht van bezwaar. 
  U kunt bezwaar maken tegen het gebruiken van uw gegevens door de gemeente.

Bij de vorige vraag hebben we kort stilgestaan bij de rechten die u heeft. U kunt gebruik maken van uw rechten door het AVG-rechtformulier  in te vullen. We zijn wettelijk verplicht om uw identiteit te controleren. Daarom moet u eerst inloggen met DigiD.

Let op! U kunt alleen gebruik maken van de bovengenoemde rechten als het om uw eigen persoonsgegevens gaat. Voor de persoonsgegevens van iemand anders, heeft u een schriftelijke machtiging van die persoon nodig.

Voor persoonsgegevens geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Voor politiegegevens is er een andere wet, namelijk de Wet politiegegevens (Wpg). Wanneer boa's persoonsgegevens verwerken die puur gebruikt worden voor toezicht of incidentenbestrijding en uiteindelijk niet tot een strafbaar feit leiden is de AVG van toepassing. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn als iemand op straat staande wordt gehouden die met een auto een zone inrijdt welke alleen voor vergunninghouders is, waarna bij controle blijkt dat deze persoon een vergunning heeft. 

Bij de gemeente Oegstgeest kan de buitengewoon opsporingsambtenaar (boa) politiegegevens vastleggen. Bijvoorbeeld bij overlast in de openbare ruimte. De gemeente Leiden is verantwoordelijk voor de verwerking van gegevens binnen de sociale recherche. Voor leerplichtzaken in de gemeente Oegstgeest ligt deze verantwoordelijkheid bij Holland Rijnland.

Ja. Voor de openbare handhaving door de boa’s staan veel regels in de Algemene Plaatselijke Verordening (APV). In de APV staan regels over de openbare orde en veiligheid van onze gemeente. Uiteraard gelden ook de regels uit de Wpg. Daarin staat dat de boa’s voor de volgende redenen politiegegeven mogen gebruiken: 

• Het uitvoeren van de dagelijkse politietaak;
• Het uitvoeren van gericht onderzoek; en
• Het opnieuw gebruiken van politiegegevens bij ondersteuning van een taak.

In het Register van Verwerkingen ziet u welke persoonsgegevens de gemeente verwerkt voor deze taken.

De boa’s mogen aanhoudingen verrichten, maken een proces verbaal op (een officieel vastgesteld verslag van de gebeurde feiten) en mogen een verhoor afnemen. Daarbij kunnen de volgende politiegegevens worden vastgelegd:

• Persoonlijke gegevens;
• Contactgegevens;
• Identiteitsgegevens; en
• Burgerservicenummer (BSN).

In de wet staat hoe lang we politiegegevens mogen bewaren. Daarbij gelden de volgende termijnen: 

• Uitvoering van de dagelijkse politietaak: 5 jaar na datum van de eerste registratie
• Uitvoering gericht onderzoek: 5 jaar na het te behalen doel.

Wij kunnen politiegegevens ‘ter beschikking stellen’ aan een boa en/of aan de politie die deze gegevens nodig heeft voor het correct kunnen uitvoeren van de taak. Daarbij geldt altijd het ‘need-to-know principe’, wat zoveel betekent als dat de ontvanger de gegevens nodig moet hebben voor de uitvoering van zijn taak en niet meer dan dat. Alleen bevoegde medewerkers krijgen toegang tot de gegevens en dit wordt gedocumenteerd.

De gemeente kan politiegegevens ook delen met de burgemeester, Belastingdienst of het Centraal Justitieel Incassobureau. Het is ook mogelijk om politiegegevens te verstrekken aan samenwerkingspartners, zoals een woningbouwvereniging of winkeliers. Hierbij houdt de gemeente zich aan de regels uit de wet. De gemeente Oegstgeest wijst ontvangers altijd op de geheimhoudingsplicht van deze gegevens. 

Tot slot legt de gemeente politiegegevens vast in applicaties. We hebben met de leveranciers van deze applicaties overeenkomsten getekend, zodat uw gegevens goed worden beveiligd. 

De gemeente Oegstgeest neemt maatregelen om politiegegevens te beschermen, bijvoorbeeld: 

• Alle medewerkers van de gemeente Oegstgeest hebben een geheimhoudingsverklaring getekend;
• Alleen de medewerkers die uw politiegegevens nodig hebben voor hun werk, hebben toegang tot die persoonsgegevens;
• Als de gemeente uw politiegegevens deelt met een andere partij maken we daarover met die partij afspraken;
• De gemeente beveiligt de systemen waar uw politiegegevens in staan; en
• De gemeente voert regelmatig risicoanalyses uit om te kijken of we nog meer beveiligingsmaatregelen moeten nemen. 

• Recht op informatie. 
  U hebt het recht om te weten welke politiegegevens de gemeente van u vastlegt. 
   
• Recht op inzage. 
  U hebt het recht op inzage in uw eigen politiegegevens die bekend zijn bij de gemeente.
   
• Recht op rectificatie. 
  U hebt het recht om uw politiegegevens aan te vullen of te corrigeren. 
   
• Recht om vergeten te worden (gegevenswissing). 
  U hebt in sommige gevallen het recht om uw politiegegevens te laten verwijderen. 

U kunt gebruik maken van uw rechten door het AVG-rechtformulier  in te vullen. We zijn wettelijk verplicht om uw identiteit te controleren. Daarom moet u eerst inloggen met DigiD. Vermeld hier duidelijk bij dat uw aanvraag om politiegegevens gaat.

De gemeente Oegstgeest heeft het recht een verzoek af te wijzen als:

• Het verzoek gerechtelijke onderzoeken of procedures zou belemmeren;
• Dat nadelige gevolgen heeft voor het voorkomen van het begaan van strafbare feiten, voor opsporing, onderzoek, vervolging of het opleggen van straffen;
• De openbare veiligheid in het geding is;
• De rechten en vrijheden van derden worden geschonden;
• De nationale veiligheid in het geding is;
• De gemeente de wettelijke plicht heeft deze politiegegevens gegevens te bewaren; en/of
• Het kennelijk een ongegrond of buitensporig verzoek is.